پشتیبانی نرم افزار حسابداری چگونه است؟
پشتیبانی نرم افزار حسابداری به معنای مجموعه اقدامات، راهکارها و خدماتی است که برای حل مشکلات کاربران با یک نرم افزار حسابداری ارائه می‌گردد. در حقیقت می‌توان گفت کارشناس پشتیبانی از نرم افزارهای حسابداری در شرکت‌هایی که تولید کننده این دسته از نرم‌افزارها هستند استقرار پیدا می‌کند. وظیفه حل مشکلات نرم افزار مورد نظر را برای کاربران برنامه، و در صورت نیاز راهنمایی به آنان ارائه دهد. در این مقاله قصد داریم به این موضوع بپردازیم که پشتیبانی نرم افزار چگونه است.
بیشتر بخوانید : نرم افزار مدیریت رستوران سپند
چگونگی ارائه خدمات پشتیبانی نرم افزار حسابداری
خدمات پشتیبانی از نرم افزار حسابداری ، که عبارت از به روزرسانی نرم افزار و ارائه خدمات اینترنتی، تلفنی و حضوری.
همان‌طور که می‌دانید در طول یک سال، این امکان وجود دارد که به روزرسانی‌های جدیدی برای یک نرم افزار حسابداری به وجود آید. این عامل باعث می‌شود تا امکانات تازه‌ای به نرم افزار مورد نظر اضافه شود و یا برخی از خطاهای آن برطرف گردد. بخش دیگر پشتیبانی این نرم افزارها، شامل خدمات اینترنتی، تلفنی و حضوری است. کارشناس پشتیبانی انواع مختلفی از پیام‌ها کاربران برنامه در طول روز دریافت می‌کنند.
کاربران نرم افزار از طریق روش‌های مختلف از قبیل ایمیل ، تلفن و یا روش‌های دیگر با کارشناس پشتیبان یا واحد پشتیبانی نرم افزار تماس برقرار می‌کنند. این افراد برای حل مشکلات با نرم افزار از واحد پشتیبانی درخواست کمک و یا قصد دارند که کارشناسان پشتیبانی نرم افزار در زمینه نحوه استفاده از برنامه، آنها را کمک و راهنمایی نمایند.
بیشتر بخوانید : مهمترین مزایای نرم افزار فروش پیشرفته
در بعضی از مواقع نیز این افراد سوالاتی در زمینه مسائل فنی یک نرم افزار حسابداری دارند. بنابراین واحد پشتیبانی نرم افزار باید به سوالات آنها پاسخ دهد و تا حد امکان، راهنمایی‌های مورد نیاز کاربران را در اختیار آنها قرار دهد. برای نمونه، این امکان وجود دارد که یکی از کاربران با اشکالاتی در زمینه صدور سند و فاکتور حسابداری در این سیستم مواجه شود. این کاربر می‌تواند با کارشناس پشتیبان شرکت نرم افزاری مورد نظر تماس برقرار کند و در این زمینه از آنها سوالات خود را بپرسد و یا کمک و راهنمایی مورد نیاز خود را دریافت نماید.
در چنین مواقعی واحد پشتیبانی نرم افزار حسابداری باید بتوانند بهترین راهکار را برای حل اشکالات به کاربر ارائه دهند. بنابراین کارشناسان پشتیبانی از نرم افزارهای حسابداری باید ویژگی‌های قابل توجهی داشته باشند. از جمله اصلی‌ترین این ویژگی‌ها می‌توان به تخصص و مهارت بسیار بالا در این زمینه اشاره کرد. از طرف دیگر چنین افرادی باید نسبت به وظایف خود، آگاهی کاملی داشته باشند و با صبر و شکیبایی بسیار، پاسخ‌گوی سوالات کاربران و برطرف کننده مشکلات آنها باشند.
کارشناسان واحد پشتیبانی باید از دانش فنی و کامپیوتر برخوردار باشند. این در حالی است که در برخی از موارد، برای پاسخ‌گویی هرچه بیشتر و مناسب‌تر به نیاز کاربران، به جز این تخصص‌ها به مهارت‌های دیگری نیز نیاز خواهند داشت.
برای نمونه در زمینه پشتیبانی از یک نرم افزار حسابداری لازم است فرد پشتیبان، علاوه بر این که ساختار کامل نرم افزار مورد نظر را می‌شناسد و از بانک اطلاعاتی مورد استفاده و تمامی مسائل نرم افزاری آگاه است، لازم است به مهارت‌های دیگری نیز مجهز باشد. برای مثال وی باید دانش و مهارت کافی در زمینه مباحث حسابداری و امور مالی را نیز کسب نموده باشد.
پشتیبانی نرم افزار به صورت حضوری، آنلاین و آفلاین
همان‌طور که می‌دانید در سال‌های گذشته، خدمات پشتیبانی نرم افزار حسابداری به صورت حضوری انجام می‌گرفت. یعنی کارشناسان واحد پشتیبانی، در محل مورد نظر مشتری، حضور پیدا می‌کردند و سؤالات او را پاسخ می‌دادند و نیازهای او را برطرف می‌ساختند. اما در حال حاضر و با وجود پیشرفت‌های بسیار زیاد در زمینه اینترنت و تکنولوژی، این دسته از خدمات به صورت آنلاین و اینترنتی نیز انجام می‌گیرد.
ارائه پشتیبانی از نرم افزارهای حسابداری به صورت آنلاین و اینترنتی، بسیاری از هزینه‌های پشتیبانی را کم می‌کند. از طرف دیگر انجام چنین اقداماتی باعث می‌شود تا بهره‌وری کار واحد پشتیبانی نیز افزایش قابل توجهی پیدا کند. برخی از شرکت‌ها پشتیبانی از نرم افزار خود را به صورت آفلاین نیز در اختیار کاربران قرار می‌دهند.
بیشتر بخوانید : نرم افزار جامع + حسابداری دوبل
وظائف اصلی کارشناس پشتیبانی نرم افزار
در حال حاضر وظایف متنوعی بر عهده واحد پشتیبانی از نرم افزارها از جمله نرم افزارهای حسابداری، قرار دارد. از جمله این وظایف می‌توان به نصب مجدد نرم افزارهای حسابداری بر روی سرور و یا کامپیوتر مشتریان اشاره کرد. این کار در صورت خرابی سیستم نرم افزاری پس از استقرار و نصب اولیه آن روی می‌دهد.
از طرف دیگر کارشناس واحد پشتیبانی از نرم افزار، وظیفه دارد با توجه به نیازهای مشتریان، از قبیل نیازهای تازه ایجاد شده آنها، تنظیمات مورد نظرشان را بر روی نرم افزار حسابداری پیاده‌سازی کند و به اجرا در بیاورد. اصلی‌ترین وظیفه کارشناس پشتیبانی نرم‌افزار، آموزش به کاربران است. چراکه در بسیاری از موارد، کاربران نحوه استفاده از یک نرم افزار حسابداری را نمی‌دانند. بنابراین واحد پشتیبانی و یا کارشناس پشتیبان باید به آموزش آنها اقدام نماید.
تمامی گزارش‌های مشتریان را دریافت و روش برخورد با خطا احتمالی را نیز بشناسد. کلاس آموزشی برای پشتیبانی در نظر گرفته می‌شود. بنابراین این افراد لازم است در این دوره‌های تخصصی شرکت کنند تا توانایی‌های خود را افزایش دهند. این افراد وظیفه دارند گزارش‌های دوره‌ای فراهم نمایند و آنها را به مدیر واحد پشتیبانی ارائه دهند. انجام تمامی این اقدامات باعث می‌شود تا پشتیبانی نرم افزار به بهترین شکل ممکن صورت گیرد.
